Trong quá trình tư vấn pháp lý cho doanh nghiệp, đặc biệt trong các lĩnh vực có điều kiện như y tế, dược, mỹ phẩm và các ngành nghề chịu sự quản lý chuyên ngành, tôi thường gặp một suy nghĩ khá phổ biến:

“Có giấy phép rồi là xong.”

Thực tế, giấy phép chỉ là điểm khởi đầu.

Được cấp phép có nghĩa doanh nghiệp đã đáp ứng những điều kiện nhất định tại một thời điểm để được phép bước vào thị trường hoặc triển khai một hoạt động cụ thể.

Nhưng để duy trì hoạt động đó an toàn trong nhiều năm, doanh nghiệp phải tiếp tục bảo đảm các điều kiện pháp lý trong suốt quá trình vận hành.

Vì vậy, câu hỏi quan trọng không chỉ là:

“Làm thế nào để được cấp giấy phép?”

Mà phải là:

“Sau khi được cấp phép, doanh nghiệp phải làm gì để luôn duy trì trạng thái tuân thủ?”

Đó chính là câu chuyện của quản trị tuân thủ – Compliance.

1. Có giấy phép không đồng nghĩa với mọi hoạt động đều hợp pháp

Một doanh nghiệp có thể sở hữu đầy đủ giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và một số giấy phép chuyên ngành.

Nhưng giấy phép luôn gắn với phạm vi, điều kiện và chủ thể cụ thể.

Doanh nghiệp được phép hoạt động đến đâu?

Địa điểm nào được phê duyệt?

Nhân sự nào phải được duy trì?

Hoạt động chuyên môn nào được phép thực hiện?

Cơ sở vật chất và trang thiết bị phải đáp ứng những điều kiện gì?

Khi có sự thay đổi, trường hợp nào phải thông báo, điều chỉnh hoặc thực hiện thủ tục pháp lý khác?

Nếu doanh nghiệp mở rộng hoạt động nhưng hệ thống pháp lý không được cập nhật tương ứng, khoảng cách giữa “hoạt động thực tế” và “phạm vi được pháp luật cho phép” sẽ ngày càng lớn.

Và đó chính là nơi rủi ro bắt đầu.

2. Điều kiện cấp phép hôm nay phải được duy trì trong quá trình hoạt động

Doanh nghiệp thường dành rất nhiều nguồn lực để chuẩn bị cho thời điểm thẩm định và cấp phép.

Hồ sơ được hoàn thiện.

Nhân sự được bố trí.

Máy móc, thiết bị được chuẩn bị.

Quy trình được xây dựng.

Cơ sở vật chất được hoàn chỉnh.

Nhưng sau khi giấy phép được cấp, nếu những điều kiện đó không tiếp tục được duy trì thì doanh nghiệp có thể phát sinh rủi ro tuân thủ.

Đặc biệt trong lĩnh vực y tế, một sự thay đổi về nhân sự chuyên môn, cơ sở vật chất, trang thiết bị hoặc phạm vi hoạt động có thể không đơn thuần là vấn đề vận hành nội bộ.

Nó có thể trở thành một vấn đề pháp lý.

Vì vậy, quản trị tuân thủ phải là một quá trình liên tục, không phải một chiến dịch chỉ thực hiện trước ngày thẩm định.

3. Rủi ro lớn thường xuất hiện từ những thay đổi rất nhỏ

Một nhân sự nghỉ việc.

Một phòng chức năng được thay đổi công năng.

Một thiết bị mới được đưa vào sử dụng.

Một dịch vụ mới được triển khai.

Một nội dung quảng cáo mới được đăng tải.

Một địa điểm được mở rộng.

Một hợp đồng hợp tác chuyên môn mới được ký kết.

Đối với bộ phận kinh doanh, đó có thể chỉ là những quyết định vận hành thông thường.

Nhưng dưới góc độ pháp lý, mỗi thay đổi đều cần được đặt câu hỏi:

Có ảnh hưởng đến điều kiện đã được cấp phép không?

Có phải thực hiện thủ tục thông báo, điều chỉnh hoặc xin chấp thuận hay không?

Có phát sinh thêm điều kiện chuyên ngành không?

Đây là lý do pháp lý không nên đứng ngoài hoạt động vận hành của doanh nghiệp.

Pháp lý phải đi cùng với quyết định kinh doanh.

4. Đừng để bộ phận pháp lý là người biết cuối cùng

Một sai lầm trong quản trị doanh nghiệp là chỉ chuyển hồ sơ cho luật sư sau khi quyết định đã được thực hiện.

Hợp đồng đã ký.

Thiết bị đã mua.

Nhân sự đã tuyển.

Dịch vụ đã quảng cáo.

Mặt bằng đã thi công.

Tiền đã đầu tư.

Rồi mới hỏi:

“Việc này có làm được không?”

Khi đó, không gian để xử lý pháp lý đã bị thu hẹp rất nhiều.

Theo tôi, vai trò hiệu quả nhất của luật sư không phải là người xuất hiện ở cuối quy trình để kiểm tra một quyết định đã được đưa ra.

Luật sư nên được tham gia trước khi quyết định quan trọng được thực hiện.

Bởi đôi khi, chỉ cần thay đổi cấu trúc giao dịch, điều chỉnh một điều khoản hợp đồng hoặc lựa chọn một phương án triển khai khác ngay từ đầu đã có thể giúp doanh nghiệp tránh được rất nhiều rủi ro về sau.

5. Compliance không phải là “làm hồ sơ đẹp để đi kiểm tra”

Quản trị tuân thủ không nên được hiểu là chuẩn bị một bộ hồ sơ thật đầy đủ khi có đoàn kiểm tra hoặc thẩm định.

Một hệ thống tuân thủ tốt phải phản ánh đúng hoạt động thực tế của doanh nghiệp.

Quy trình có được thực hiện hay chỉ tồn tại trên giấy?

Nhân sự có hiểu trách nhiệm của mình không?

Hồ sơ có được cập nhật thường xuyên không?

Những thay đổi trong vận hành có được bộ phận phụ trách pháp lý kiểm tra không?

Các nghĩa vụ định kỳ có được theo dõi không?

Khi phát hiện sai sót, doanh nghiệp có cơ chế khắc phục và phòng ngừa tái diễn hay không?

Một hệ thống chỉ hoàn chỉnh trên giấy có thể vượt qua một lần kiểm tra.

Nhưng một hệ thống tuân thủ thực chất mới có thể bảo vệ doanh nghiệp lâu dài.

6. Người đứng đầu doanh nghiệp cần nhìn Compliance như một phần của quản trị

Tuân thủ pháp luật không nên chỉ là trách nhiệm của nhân viên pháp chế.

Bởi nhiều rủi ro pháp lý bắt nguồn từ quyết định quản trị.

Ban lãnh đạo quyết định mở thêm dịch vụ.

Bộ phận kinh doanh triển khai chương trình mới.

Marketing thực hiện chiến dịch quảng cáo.

Nhân sự thay đổi người phụ trách.

Bộ phận chuyên môn thay đổi quy trình.

Nếu mỗi bộ phận hoạt động riêng biệt mà không có cơ chế kiểm soát pháp lý, doanh nghiệp rất dễ rơi vào tình trạng:

Hoạt động kinh doanh đã đi trước, nhưng pháp lý chưa kịp đi cùng.

Một hệ thống quản trị tốt cần tạo ra cơ chế để các quyết định quan trọng được kiểm tra pháp lý trước khi triển khai.

7. Trong y tế, một giấy phép thường liên quan đến cả một hệ thống điều kiện

Đây là lý do tôi đặc biệt coi trọng quản trị tuân thủ trong lĩnh vực y tế.

Một bệnh viện hoặc phòng khám không vận hành chỉ bằng một giấy phép hoạt động.

Phía sau hoạt động chuyên môn còn có thể liên quan đến nhân sự hành nghề, danh mục kỹ thuật, dược, trang thiết bị, kiểm soát nhiễm khuẩn, chất thải y tế, môi trường, phòng cháy chữa cháy, an toàn bức xạ, quảng cáo, hồ sơ chuyên môn, bảo mật thông tin và nhiều nghĩa vụ khác tùy mô hình hoạt động.

Các yếu tố này không tồn tại độc lập.

Một thay đổi ở một bộ phận có thể ảnh hưởng đến điều kiện pháp lý của một hoạt động khác.

Vì vậy, quản trị pháp lý trong y tế cần được nhìn như một hệ thống, thay vì tập hợp những giấy phép riêng lẻ.

8. Đừng chờ đến khi cơ quan quản lý kiểm tra mới phát hiện rủi ro

Một doanh nghiệp có hệ thống Compliance tốt phải có khả năng tự phát hiện vấn đề trước khi người khác phát hiện.

Điều này có thể được thực hiện thông qua:

Rà soát pháp lý định kỳ.

Danh mục giấy phép và thời hạn cần theo dõi.

Cơ chế kiểm soát thay đổi nhân sự chủ chốt.

Kiểm tra phạm vi hoạt động thực tế so với phạm vi được phép.

Rà soát hợp đồng.

Kiểm tra hoạt động quảng cáo và truyền thông.

Cập nhật quy định pháp luật mới.

Đánh giá định kỳ những điểm chưa phù hợp và kế hoạch khắc phục.

Mục tiêu không phải để tìm lỗi.

Mục tiêu là phát hiện sớm để sửa khi vấn đề còn nhỏ.

9. Compliance tốt còn tạo ra giá trị cho doanh nghiệp

Quản trị tuân thủ thường được nhìn dưới góc độ phòng tránh xử phạt.

Nhưng giá trị của nó lớn hơn thế.

Một doanh nghiệp có hệ thống pháp lý minh bạch và được quản trị tốt sẽ thuận lợi hơn khi:

Kêu gọi đầu tư.

Vay vốn.

Mở rộng hoạt động.

Hợp tác với đối tác lớn.

Thực hiện M&A.

Thẩm định doanh nghiệp.

Hoặc chuẩn bị cho một chiến lược phát triển dài hạn.

Khi nhà đầu tư tiến hành Legal Due Diligence, một doanh nghiệp có hồ sơ pháp lý rõ ràng, hệ thống hợp đồng chặt chẽ và lịch sử tuân thủ tốt luôn tạo ra mức độ tin cậy cao hơn.

Vì vậy:

Compliance không chỉ bảo vệ doanh nghiệp khỏi rủi ro. Compliance còn góp phần tạo nên giá trị doanh nghiệp.

10. Luật sư cần hiểu doanh nghiệp vận hành như thế nào

Để xây dựng một hệ thống tuân thủ hiệu quả, luật sư không thể chỉ ngồi đọc văn bản pháp luật.

Cần hiểu doanh nghiệp đang kinh doanh gì.

Dòng tiền hình thành như thế nào.

Bộ phận nào tạo doanh thu.

Quy trình nào có rủi ro cao.

Giấy phép nào ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động.

Nhân sự nào là nhân sự pháp lý hoặc chuyên môn trọng yếu.

Một thay đổi trong vận hành có thể tạo ra hệ quả gì.

Chỉ khi hiểu hoạt động thực tế, luật sư mới có thể chuyển những quy định pháp luật thành một hệ thống kiểm soát có thể áp dụng được trong doanh nghiệp.

Đó cũng là lý do tôi cho rằng tư vấn pháp lý doanh nghiệp không nên chỉ trả lời câu hỏi:

“Pháp luật quy định thế nào?”

Mà phải tiến thêm một bước:

“Doanh nghiệp phải tổ chức hoạt động thế nào để vừa đạt được mục tiêu kinh doanh, vừa kiểm soát được rủi ro pháp lý?”

Giấy phép mở cánh cửa – Tuân thủ quyết định doanh nghiệp đi được bao xa

Có được giấy phép là một thành quả.

Nhưng đó chưa phải đích đến.

Một doanh nghiệp muốn phát triển bền vững cần xây dựng văn hóa trong đó tuân thủ không phải là trách nhiệm riêng của luật sư hay phòng pháp chế, mà trở thành một phần của hệ thống quản trị.

Pháp lý phải được xem xét trước những quyết định quan trọng.

Rủi ro phải được nhận diện trước khi trở thành vi phạm.

Quy trình phải được duy trì trong thực tế chứ không chỉ nằm trong hồ sơ.

Và khi doanh nghiệp phát triển, hệ thống Compliance cũng phải phát triển tương ứng.

Giấy phép giúp doanh nghiệp được quyền bắt đầu.
Quản trị tuân thủ giúp doanh nghiệp có thể đi đường dài.

Tại LE NHU TRAN & PARTNERS LAW FIRM, chúng tôi hướng đến việc đồng hành cùng khách hàng không chỉ trong quá trình thực hiện thủ tục cấp phép, mà còn trong việc xây dựng nền tảng pháp lý, quản trị tuân thủ và phòng ngừa rủi ro trong suốt quá trình hoạt động.

Bởi mục tiêu cuối cùng của tư vấn pháp lý không phải là tạo ra nhiều hồ sơ hơn.

Mà là giúp doanh nghiệp hoạt động an toàn hơn, chủ động hơn và phát triển bền vững hơn.

Lê Như Trân
Thạc sĩ Luật sư sáng lập & Điều hành
LE NHU TRAN & PARTNERS LAW FIRM

Tận tâm – Bản lĩnh – Hiệu quả